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L’ufficio confortevole aumenta la produttività

“Produrre e allestire uno spazio di lavoro di qualità è una scelta che non garantisce solo benessere ai lavoratori, ma direttamente e indirettamente un vantaggio economico per l’azienda”. È questa la conclusione a cui arrivano gli autori di “Investire sull’ufficio: come e perché. Lo spazio di lavoro come risorsa per migliorare l’azienda” (edito da Franco Angeli).

Da indagini effettuate su aziende di grandi dimensioni, risulta che elementi come il comfort, la qualità dell’aria, la temperatura e la luminosità possono produrre oscillazioni nella produttività fino al 30%.

Anche nell’eccellenza viene confermata questa tendenza. Analizzando gli spazi di lavoro di 758 vincitori del Premio Nobel, l’omonima Fondazione ha individuato infatti alcune caratteristiche comuni: una concentrazione di persone creative con competenze diverse, la possibilità di utilizzare reti di comunicazione e la presenza di ambienti informali (bar, mense, spazi comuni) dove il relax stimola lo scambio di idee.

Da qui l’opportunità che il luogo di lavoro diventi anche una sorta di piccola comunità, in cui avere momenti di svago e relazioni informali con i colleghi. Gli ambienti di relax hanno anche un impatto positivo per l’immagine dell’impresa, percepita all’esterno come sensibile alle esigenze dei lavoratori.

Importante, inoltre, mantenere viva l’identità del luogo di lavoro, creando ambienti più vicini allo specifico dell’artigiano piuttosto che la raccolta di scrivanie che potrebbero essere di qualsiasi azienda. Un dato da tenere ben presente, in tempi in cui si moltiplicano le postazioni di desk sharing, utilizzabili di volta in volta da lavoratori diversi.

La comunicazione in ufficio

Più di otto lavoratori su dieci ritengono che il telefono, unitamente all’email, sia lo strumento di comunicazione più efficacie sul posto di lavoro, preferendo la voce ai messaggi di testo (e-mail), perché solo così riescono a ottenere davvero delle risposte.

A indagare su come comunichiamo in ufficio, è uno studio internazionale dal titolo “How we work: Communication Trends of Business Professionals” realizzato da Plantronics, l’impresa che nel 1962 ha introdotto le cuffiette con microfono e che anche a questo deve la fortuna nei propri affari.

Lo studio ha coinvolto 1800 impiegati in imprese negli Stati Uniti, Regno Unito, Germania, Cina, India e Australia.

Il telefono, molto spesso, deve essere utilizzato come strumento di verifica di quel che si è detto altrove. Il testo, nella sua mancanza di intonazione, si presta, molto spesso, a essere causa di malintesi e incomprensioni.
Risulta dell’indagine che il 72 per cento degli impiegati si è ritrovato a dovere chiamare colleghi e clienti, per chiarire telefonicamente argomenti già affrontati per scritto. Al 42 per cento è successo di dover ricorrere al telefono per chiarire una questione affrontata su Instant Messenger.

Quello che fa preferire la voce a tutto il resto, è soprattutto l’esigenza di avere una risposta immediata e per questa ragione il telefono in ufficio non corre il rischio di estinzione, anche per le opportunità offerte dalle nuove tecnologie come Skype.

La ricerca sembra indicare come negli uffici le nuove modalità di comunicazione non sostituiscano le vecchie bensì le affianchino. Le conference call, ad esempio, sono considerate ideali per comunicare informazioni complesse, mentre le conferenze web sono più utili per attività come le presentazioni.

Le email sono utilizzate, soprattutto, per semplici verifiche, spedire documenti e condividere informazioni, mentre l’Instant Messenger è utilizzato principalmente per richieste spot.